Esta antiga dica sobre como
criar e cumprir uma Lista de Tarefas ainda funciona como um encanto
e vai te ajudar muito
Em 1918, Charles M. Schwab era um dos homens mais ricos do
mundo. Na época, ele era presidente da Bethlehem Steel, maior
empresa de construção naval e a segunda maior produtora de aço dos
Estados Unidos.
Procurando aumentar a eficiência do seu time de trabalho, Schwab
decidiu ir atrás de alguém que pudesse melhorar a produtividade da
sua equipe. Com isso em mente, ele agendou uma reunião com um
respeitado consultor da época, Ivy Lee.
Lee era um homem de negócios que ficou conhecido por ter sido
pioneiro na área de relações públicas. Quando Schwab lhe pediu
ajuda, Lee respondeu: "me dê 15 minutos com cada um de seus
funcionários".
Durante os 15 minutos com cada executivo, Lee explicou seu
simples método para conseguir maior produtividade na empresa. Ele é
pautado por cinco passos:
1.No final do dia, escreva as seis coisas mais
importantes que você precisa fazer no dia seguinte. Não escreva
mais do que seis.
2.Priorize as seis tarefas em ordem de
importância
3.No dia seguinte, concentre-se apenas no primeiro item.
Trabalhe em cima dele até que você o conclua.
4.Continue dessa forma com os demais itens. No final do
dia, coloque as tarefas não finalizadas para a próxima lista e faça
uma nova com outros seis afazeres.
5.Repita o processo durante todos os dias de
trabalho.
A equipe de Schwab fez a tentativa
de realizar o método. Depois de três meses de teste, Schwab ficou
encantado com o progresso da sua empresa. Como um método tão
simples pode ser tão efetivo? O primeiro motivo é o fato de ser tão
simples que realmente funciona. Emergências podem aparecer e
distrair as suas tarefas, mas é importante se lembrar de ignorá-las
sempre que possível, tratá-las quando necessário e voltar à sua
lista de afazeres o quanto antes. Isso significa usar regras
simples para lidar com situações complexas.
Além disso, o método força as
pessoas a fazerem escolhas e tira a tensão de iniciar uma tarefa,
já que as pessoas decidem o primeiro item da lista uma noite antes
de realizá-lo. Esta estratégia te deixa pensando no assunto de modo
que não seja tão difícil executá-lo. Por fim, ele exige que você
foque em uma única atividade. É quase impossível ser ótimo em uma
atividade se você está sempre se dividindo entre várias ao mesmo
tempo. A produtividade é alcançada quando se tem foco e
consistência. Fazer a tarefa mais importante em primeiro lugar é
uma forma de ser mais produtivo.
Fonte: revista Fast Company
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