Atualmente é cada vez mais claro para a criação e
permanente manutenção de um diferencial estratégico para as
empresas é o mapeamento das informações essências para o
negócio e o relacionamento delas com a chamada Gestão
por Competências, evidenciando a importância da Gestão de
Conhecimento (GC) nas organizações.
Desta forma, Criar, Integrar e
Disseminar conhecimento torna-se um processo que
aumenta as possibilidades de adquirir vantagem
competitiva.
Tecnologias da Informação (TI) como softwares ERP,
Workflow, Gerenciadores de Banco de Dados, tem suportado este
processo. Neste contexto surge o ECM/GED
(Enterprise Content Management/Gerenciamento Eletrônico de
Documentos), que integra as várias funcionalidades da
informação no processo de GC. Assim, nossos conteúdos e
capacitações pretendem mostrar como a TI oferece oportunidades e
suporta a GC, através de iniciativas de GED, ECM relacionadas com
Gestão por Processos.
Os mapeamentos de processos críticos (aqueles que compõem
o core business das empresas baseadas no conhecimento)
mostram que o ECM/GED apoia a GC uma vez que atua diretamente no
processo de Criação, Integração e Disseminação e proporciona
oportunidades para melhor desempenho deste processo. Contudo
observa-se que para se iniciar a GC de forma efetiva é necessária a
identificação e categorização das informações e dos documentos
relacionados, fato que, se observa na prática de muitas empresas,
ainda se encontra num estágio inicial de maturidade, sendo
desenvolvida de uma forma intuitiva pelos
colaboradores.
Observa-se que ao longo de um processo de negócios, muitas
informações são produzidas ou precisam ser consultadas. Em um
processo de vendas, por exemplo, é preciso trabalhar com as
propostas colocadas, cotações de fornecedores concorrentes, pedidos
de vendas relacionados, notas fiscais e, eventualmente, controle de
projetos em andamento para determinado cliente e até manuais de
procedimentos. Muitas dessas informações - as estruturadas - podem
residir em bancos de dados. Todavia, grande parte dessas
informações, no entanto, não são estruturadas - documentos
eletrônicos, documentos em papel, e-mails - exigindo outros tipos
de sistemas para serem adequadamente gerenciadas - sistemas de
ECM/GED (Enterprise Content Management / Gerenciamento Eletrônico
de Documentos).
ECM/GED é o conjunto de tecnologias destinadas a capturar,
armazenar, gerenciar, preservar e publicar conteúdos digitais de
qualquer natureza. Estes conteúdos podem ser documentos, imagens,
páginas web, relatórios, áudio e vídeo, entre outros.
Com a metodologia sugerida pelo
Curso PMIP - Project Management Information
Professional
todas essas informações podem ser convertidas para o meio digital
de forma organizada de acordo com os processos. Desta maneira,
abre-se um universo de novas possibilidades. Documentos em
papel, antes difíceis de serem recuperados, podem
ser digitalizados e ficar disponíveis através da Web.
Documentos já em formato digital, mesmo de formatos
diferentes, podem ser pesquisados e recuperados a partir
de qualquer palavra de seu conteúdo. O resultado é o aumento
da produtividade e a eficiência da organização em um primeiro
momento e a possibilidade de relacionamento imediato com os
perfis de cargos, criando-se assim meios para o mapeamento
das competências estratégicas em bases de conhecimento,
facilitando desta maneira a realimentação dos sistemas
informacionais e garantindo a segurança e
confiabilidade.
