É senso comum que o sucesso corporativo de empresas cujos
serviços são de alto valor agregado depende fortemente de um
estreito alinhamento entre o planejamento estratégico do negócio e
a execução dos projetos. Os projetos devem ser concluídos o mais
rapidamente possível, sem aumento de custos, atendendo a todos os
requisitos de qualidade e para isso é necessário aperfeiçoar a
capacidade de gerenciamento para que estes contribuam positivamente
para com os resultados.
Os projetos, quando são concluídos nos prazos pré-estabelecidos
e que apresentam bons resultados, viram sinônimos de
dirigentes satisfeitos, clientes encantados e colaboradores
motivados.
Por outro lado é no insucesso que encontramos as principais
lições e percebemos a necessidade de gerir os projetos conforme as
melhores práticas de mercado. Essas pressões são demandadas a
partir de diversos fatores como, por exemplo:
- Falta de alinhamento estratégico;
- Inadequação de recursos financeiros;
- Falta de definição consistente de prioridades;
- Mudanças freqüentes e aleatórias na alocação de
recursos;
- Falta de históricos e conhecimento de iniciativas
semelhantes;
- Suporte inadequado na definição de processos, políticas e
ferramentas.
Em resposta a esses fatores, o PMO - Escritório de Projetos tem
como missão avaliar os a Gestão de Portfólio de Projetos, Gestão de
Programas e a Gestão de Projetos e responder questões como, por
exemplo:
- Quais os recursos que estão sendo alocados aos projetos mais
importantes e prioritários?
- A organização tem capacidade de operacionalizar tudo o que está
sendo requerido?
- Em que situação a organização deveria avaliar e questionar o
foco dos projetos atuais e priorizar novos projetos?
São considerados objetivos de um escritório de projetos: aprovar
propostas com base em Análise de Riscos e aplicação das melhores
práticas; instruir os gerentes de projetos no uso do Modelo de
Gerenciamento de Compromissos e na Metodologia de Gestão de
Projetos, formulários e padrões; fazer auditoria dos projetos;
realizar avaliações de qualidade; recomendar melhorias; realizar a
revisão e supervisão de projetos; garantir o arquivamento
apropriado da documentação dos projetos.
No desenvolvimento do projeto de implantação de seu PMO precisa
responder as seguintes questões básicas:
- Qual é o seu nível de maturidade em gerência de projetos? Quais
são as suas deficiências em gerência de projetos?
- Quais destas deficiências são prioritárias, dados a estratégia
da empresa e seu ramo de atuação?
- Quais devem ser os papéis do seu PMO?
- Qual deve ser a equipe do PMO?
- Quais devem ser os objetivos iniciais do PMO?
- Como transformar a teoria acadêmica em prática rentável ao
negócio?
E outras tantas mais específicas, tais como:
- Como saber usar de forma efetiva um Cronograma de
Projeto?
- Como construir uma Estrutura Analítica de Projeto (EAP) e
Diagrama de Rede?
- Como estimar esforço, custo e duração do Cronograma e
consolidar em um Cronograma final?
Nós do Grupo Treinar disponibilizamos vários conteúdos para
apoiar na Gestão de projetos, notadamente nosso Curso
de PMO ajuda a responder as questões acima, bem como dá
elementos para o Gerente do PMO perceber os sinais de problemas em
projetos e principalmente ajuda-o com conhecimento, experiência e
métodos para recolocar o portfólio dentro do orçamento.
