A busca da eficácia em Gestão de Projetos

Gestão de Projetos Eficacia

O atual momento da economia levou muitas empresas planejarem com muito mais rigidez seus investimentos. Aliado a isso o surgimento de índices inflacionários mais elevados, propiciou uma demanda maior no controle de custos em seus projetos.

Devido a grande necessidade das empresas em reduzirem seus custos, tornou-se primordial o acompanhamento mais refinado das atividades que envolvam, principalmente, colaboradores internos e externos.

A competência em executar projetos e obter sucesso ao final de cada etapa leva à consecução dos benefícios esperados e dos objetivos da empresa. As organizações que executam projetos com sucesso frequentemente empregam práticas eficazes de gerenciamento de projetos (PM ou Project Management) como uma ferramenta de geração de mudanças. Dado o impacto estratégico que os projetos têm sobre os negócios, as organizações devem manter processos eficazes de Gestão que viabilizem a inovação; monitorem progresso, valor e riscos; e confirmem que os projetos certos podem cooperar com a estratégia organizacional.

Um dos mecanismos mais apropriados para essa função na área de projetos é o controle das atividades e seus responsáveis. O perfeito planejamento das ferramentas e técnicas é abordado na gestão de escopo e prazo.

Dentre essas ferramentas destacamos a criação de pacotes de trabalho, ou seja, atividades que possam ser gerenciadas com qualidade e baixo custo, para atender as necessidades do projeto. Daí a importância de uma boa estrutura analítica de projetos.

Estrutura Analítica de Projetos (EAP), do Inglês, Work breakdown structure (WBS) é um processo de subdivisão das entregas e do trabalho do projeto em componentes menores e mais facilmente gerenciáveis. É estruturada em árvore exaustiva, hierárquica (de mais geral para mais específica) orientada às entregas, fases de ciclo de vida ou por sub-projetos (deliverables) que precisam ser feitas para completar um projeto.

A má definição de Escopo de um projeto é considerada uma das principais causas de não cumprimento de prazos e metas na maioria dos projetos problemáticos. Uma Estrutura Analítica de Projetos (WBS) bem elaborada e estruturada é uma das formas mais simples e eficazes para maximizar o entendimento e validação das entregas em Projetos, além de ser fator fundamental na elaboração de outros processos como tempo, custos, riscos e demais procedimentos de planejamento.

O objetivo de uma EAP é identificar elementos terminais (os produtos, serviços e resultados a serem feitos em um projeto). Assim, a EAP serve como base para a maior parte do planejamento de projeto. A ferramenta primária para descrever o escopo do projeto (trabalho) é a estrutura analítica do projeto (EAP). Portanto, a construção de uma robusta e adequada Estrutura Analítica de Projetos (EAP/WBS) através de processos, técnicas e ferramentas se torna essencial para uma competente equipe de projetos (líderes e analistas).

O resultado de uma EAP bem feita é o maior controle sobre os orçamentos atendendo a necessidade de "fazer mais com menos", pois sabemos que a eficiência e a eficácia são agora os principais fatores de sucesso das organizações.

A partir da percepção da importância de uma EAP bem feita, avaliamos várias pesquisas e opiniões* sobre o que estava funcionando bem e em que áreas a melhoria se fazia necessária na disciplina de gerenciamento de projetos. Também questionamos nossos Facilitadores sobre as tendências e práticas comuns, com base na experiência e vivências práticas em projetos, sendo que as a análises e respostas das inquisições nos retornaram com os seguintes pontos importantes:

* Erros de estimativa durante a fase de planejamento continuam a ser o maior fator de falhas nos projetos.

* Segundo a opinião da maioria dos nossos especialistas a gestão de projetos é fundamental para o sucesso organizacional e o desempenho dos negócios e existe amplos indicadores disponíveis que podem comprovar tal afirmação.

* Embora os níveis de maturidade da gestão de projetos estejam em ascensão, muitas organizações desejam continuar a obter um nível ainda mais amplo. Assim, as organizações estão se empenhando nesse sentido, buscando reforçar atividades de formação de equipes e desenvolvimento de competências para melhorar o desempenho e promover alta produtividade, no entanto, a maioria das análises e observações práticas apontaram que são requeridas também melhorias na estrutura organizacional, na gestão de recursos humanos e na garantia da qualidade.

* Empregar uma abordagem padrão de gestão de projetos em uma organização contribui para cumprir o escopo e alcançar os padrões de qualidade e os benefícios empresariais definidos para um projeto, todavia observam-se níveis de desempenho menores quanto ao cumprimento do cronograma e do orçamento.

* Usar essas metodologias aumenta o sucesso dos principais indicadores de desempenho de projetos (qualidade, escopo, orçamento, prazo e benefícios para o negócio).

* A adoção do gerenciamento de portfólio contribui para um aumento nos cinco principais indicadores de desempenho de qualidade, escopo, orçamento, cronograma e benefícios para o negócio. Na implantação do gerenciamento de portfólio, são identificadas as três principais fórmulas de sucesso: alinhar o portfólio à estratégia da organização, usar um PMO (Project Management Office ou escritório de projetos corporativo) para gerenciar o portfólio e realizar avaliações mensais. As organizações que empregam essas abordagens ampliam a probabilidade de seus portfólios atingirem o cronograma, o escopo, os padrões de qualidade, o orçamento, o prazo e os benefícios para os negócios.

* Usar metodologias de comunicação eficientes e eficazes afeta positivamente a qualidade, o escopo e os benefícios empresariais esperados para o projeto, mas mostra uma correlação negativa com o orçamento e o cronograma.

* O estabelecimento de PMOs resulta em projetos com maior qualidade e mais benefícios para o negócio.

* Um conjunto de processos sistemático e organizado traz ordem e eficiência ao gerenciamento de projetos. Logo, a existência de processos de gerenciamento de projetos bem definidos - muitas vezes agrupados em uma metodologia - diferencia as empresas que são capazes de entregar resultados superiores, de forma consistente, das que não são.

Os principais resultados que se espera em processos de Gestão de Projetos são:

* Padronização e institucionalização de processos de gerenciamento de projetos; priorização de projetos e aplicação de um ciclo de vida de projeto padrão;

* Uso de técnicas de portfólio de projetos;

* Utilização de metodologias no gerenciamento de projetos;

* Gerenciamento de portfólio e gerenciamento de projetos Agile, e;

* Utilização de melhores práticas de gerenciamento de comunicação.

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