A produtividade e a inovação são temas constantemente relacionados com o sucesso, seja pessoal, seja corporativo, seja até em âmbitos globais. Afinal o que difere o posicionamento das nações é sua capacidade de gerar riqueza e bem estar para a população, refletindo assim na capacidade produtiva de cada um e na qualidade de vida decorrente.

Por exemplo, alguns analistas como Robert Atkinson, presidente da Fundação para Inovação e Tecnologia da Informação (ITIF, na sigla em inglês), um 'think tank' focado em políticas globais de inovação sediado em Washington,  afirmam que a baixa produtividade é a raiz da maioria dos problemas que temos por aqui.  

Em entrevista exclusiva ao Valor, o especialista diz que é a baixa capacidade de gerar mais produto com a mesma quantidade de capital e trabalho que impede que a economia brasileira cresça a um ritmo que surpreenderia muitos economistas locais. "O Brasil poderia crescer algo entre 6% e 8% ao ano, acredito totalmente nisso", diz ele.

Para alcançar tal crescimento, no entanto, ainda há muito a ser feito por aqui. Estudo comparativo conduzido por Atkinson mostra que, entre 2005 e 2011, a produtividade da economia respondeu por 74% da expansão do Produto Interno Bruto (PIB) dos EUA. Entre as nações de média e baixa renda, a produtividade respondeu por nada menos do que 84% da alta do PIB, enquanto, no Brasil, apenas 28% do crescimento veio do aumento da produtividade no período.

Para Atkinson, um dos grandes erros dos países em busca de maior produtividade é querer alcançá-la atraindo, por exemplo, um fabricante de computadores ou uma indústria farmacêutica. A realidade, diz ele, é que esse tipo de iniciativa pode até ajudar, na medida em que desloca a força de trabalho de indústrias de baixa para alta produtividade, mas está longe de ser suficiente. A questão, diz, é que políticas efetivas de inovação não dependem apenas do desenvolvimento de produtos de alta tecnologia, mas do aumento de produtividade global da economia.

"A renda per capita americana é quatro vezes a brasileira, e a razão disso não é porque temos a [empresa de tecnologia] Intel. O fato é que a produtividade da economia americana é extremamente alta", diz Atkinson.

Quando ele fala de inovação devemos nos ater o que é realmente inovar:

* Inovação é relacionada a algo novo para a empresa, mesmo que já exista em outras empresas ou que utilize conhecimentos técnicos já dominados e difundidos em outros lugares;
* Pode ser a recombinação de tecnologias ou conceitos, ou um novo olhar para algo que já exista no mercado;
* "Inovação é um termo econômico e social", dizia Peter Drucker, famoso consultor, analista e escritor. "Seu critério não se baseia na ciência ou na tecnologia, mas nas mudanças no ambiente econômico e social, e no comportamento das pessoas como consumidores ou produtores".

Assim, para sermos realmente produtivos devemos de certo modo "inovar" a partir da busca de nossa produtividade pessoal e tentar ampliar este habito para os grupos os quais participamos ou nos relacionamos. Isto pode ser através da maneira como nos comunicamos, onde devemos procurar ser concisos e objetivos, formulando questões dentro de um contexto definido, como também procurar um ambiente propicio ao dialogo criativo estimulando novas ideias e novas abordagens, criando desta forma um ambiente para por em prática novos modelos mentais, na medida que buscamos novas respostas para problemas antigos.

Logo, a produtividade no trabalho é um foco comum a todos os profissionais que tenham a melhoria constante e a inovação como uma meta. Frequentemente para alinhar com as pessoas ou o grupo temos que participar ou conduzir reuniões. Então como sermos mais produtivos e inovativos quando nos reunimos?

Como tornar as reuniões mais produtivas e criativas e menos uma perda de tempo?   Para uma reunião se tornar produtiva é necessário que ela seja útil e ao invés de produzir bocejos e murmurações ela deve funcionar como uma ferramenta motivacional e eficaz.

Antes de definir uma reunião ou até participar de uma é necessário compreender os motivos pela qual ela é necessária e os objetivos que temos em mente. Evidentemente, assuntos tratados durante esse período devem procurar atender a todos os participantes. Portanto, se você for o coordenador estabeleça o objetivo e procure relacionar com indicadores que efetivamente possam ser aferidos e procure obter consenso entre todos, pois é natural aderimos a iniciativas com as quais concordamos. Como a reunião pode contribuir para  aumentar a produtividade no trabalho?

Esteja convicto de que essa é a melhor maneira para se planejar e decidir para atingir o que se tem como meta a alcançar.

Saiba discernir sobre a comunicação como um todo e use meios como e-mail para situações simples, como a divulgação de informações rotineiras. Todavia para incentivar um ambiente produtivo e criativo, como a elaboração de um brainstorming ou tomadas de decisões, invista em uma reunião. Nesses casos é necessário que haja meios para uma grande interação entre os participantes e até a afinidade de objetivos é importante para que as contribuições sejam vantajosas. Outro motivador importante para agendar uma reunião é quando existem desafios e conflitos emocionais que envolvam todo o grupo, nesse caso é melhor que haja uma manifestação coletiva sobre tais assuntos e que ocorra através do diálogo entre todos.

Após a definição sobre o verdadeiro propósito da reunião, passe para etapa seguinte, que também é essencial e está relacionada com o desenvolvimento de temas decorrentes dos objetivos, que devem ser esclarecedores e mensuráveis, pois estes vão conduzir todo o trajeto abordado na reunião e contribuir para manter o foco.

Ao final, não esqueça que toda reunião deve gerar um plano de ações, responsabilidades e prazos para serem cumpridos. Regras e critérios normalmente são criados e devem ser registrados, bem como associados aos processos envolvidos, contribuindo assim para tratos/contratos e prevendo ações relativas à destratos.

Dicas iniciais para uma reunião produtiva

Tendo já os objetivos definidos e as metas a serem alcançadas, crie e faça um instrumento de comunicação informando os verdadeiros propósitos da reunião e não se esqueça de ser bem claro para com as metas, bem como mostrar o quanto é necessário alcança-las. Comece por:

* Elaborar uma agenda com as datas previstas de reuniões;
* Estipular um período de tempo para participação de todos;
* Divulgar a agenda com antecedência entre todos os membros envolvidos;
* Atribuir funções e esclarecer a participação de cada um;
* Fornecer informações detalhadas e definir o contexto, pois em caso de tomadas  de decisões isto é fundamental;
* Buscar ampliar o conhecimento através de pesquisas prévias e estudar os possíveis cenários e argumentações com antecedência;
* Criar um roteiro onde haja espaço para que todos possam participar;
* Manter o habito de passar a palavra para que todos possam expor e tenham  um tempo para falar de suas dúvidas e inquietações;
* Procurar não encerrar a reunião antes de tentar dirimir todas dúvidas que houveram e se não for possível criar uma ação para tal;
* Fazer uma ata com os temas discutidos, os acordos estabelecidos, os critérios   adotados e as ações, prazos e responsabilidades definidas;
* Estabelecer um prazo para divulgação da Ata já antes mesmo do término da reunião;
Procurar salientar na comunicação quais foram os objetivos estabelecidos e alcançados e quais foram as inovações e/ou aumento de produtividade que o grupo envolvido conseguiu ao longo de um período, se for o caso.

Caso tenha dificuldades em elaborar o relatório, veja algumas dicas no seguinte link:

http://www.grupotreinar.com.br/blog/2013/7/4/10-passos-para-escrever-um-relat%C3%B3rio.aspx

Agora que você já fez a lição de casa sobre o básico em reuniões é importante torná-las mais criativas,  pois este questionamento é muito adequado na medida em que um dos principais fatores de desmotivação em reuniões que ocorrem com as  chamadas de "ordinárias", é a mesmice.                                                             

A maneira de condução deve estar associada com o contexto e com o modelo mental predominante no grupo. Por exemplo, em uma reunião use a técnica de levantamento de expectativas, em outra utilize a técnica de definição de prioridades, em outra, trabalho em subgrupos. 

Sempre que possível utilize apresentações em power point, filmes motivacionais, cases. Se for para "vender" algo, veja mais dicas no seguinte link:

http://www.grupotreinar.com.br/blog/2012/8/6/como-obter-sucesso-em-apresenta%C3%A7%C3%B5es-de-vendas-%E2%80%93-primeira-parte.aspx

Caso você desejar aprimorar suas técnicas de apresentação e oratória de uma forma geral temos conteúdos que poderão de ajudar:

http://www.grupotreinar.com.br/treinamentos.aspx?a=2480

Se o objetivo for que  as pessoas pensem, planejem, então procure agendá-las pela manhã, já reuniões informativas podem ser à tarde. Não esqueça de respeitar horários de almoço e de saída.


Continuando, vai a seguir  algumas dicas criativas:

* Use a técnica da bolinha (só pode falar quem estiver com uma bola de tênis na mão); faça uma vez ou outra reuniões pelo SKYPE, chat, ou outra forma de comunicação virtual;
* Faça reuniões em pé às vezes (principalmente quando for uma reunião informativa);
* Outras vezes é melhor fazer a reunião em um ambiente fora da empresa (numa cafeteria, por exemplo);
* Outras situações talvez exijam informalidades e a então faça reuniões na mesa do subordinado (ao invés da sua, cada vez na mesa de um colaborador diferente).

Quem conduz reuniões deve ter o cuidado e a preocupação de receber feedbacks, para se certificar de que elas estão realmente contribuindo para melhorar a produtividade no trabalho que sejam realmente eficazes como meio e instrumento de planejamento.

O importante é procurar ser criativo e manter uma boa estrutura com o planejamento em dia, desta forma será muito mais fácil conseguir obter reuniões produtivas e evitar o desperdício de tempo e de dinheiro!

Finalizando, se você tiver a missão de liderar tenha em mente que sua atitude:

* Dá significado às mudanças esperadas nas pessoas que estão contigo;
* Pode gerar orgulho, energia e um sentido de realização para todos;
* Deve ser memorável, motivadora, idealista;
* Deverá estar de acordo com a história, cultura e valores da organização, do grupo ou da entidade;
* Deverá gerar inspiração, entusiasmo e incentivar o compromisso;
* Irá nortear as atividades cotidianas;
* Servirá para orientar as ações que realmente agreguem Valor no sentido mais amplo;
* Frequentemente fará uma ponte entre o presente e o futuro;
* Principalmente -  deve levar as pessoas à Ação!

Fontes: http://www.administradores.com.br/artigos/administracao-e-negocios/nao-e-facil-preparar-reunioes-criativas-e-envolventes-para-a-equipe-todos-os-meses-como-podemos-criar-e-inovar-em-nossas-reunioes-e-apresentacoes/31774/

http://www.insper.edu.br/noticias/baixa-produtividade-e-o-maior-obstaculo-ao-crescimento-brasileiro-afirma-analista/