Analisar cenários para tomar decisões com melhor qualidade é a
atividade mais importante e valorizada em um gestor.
No momento turbulento que estamos vivenciando vencerá quem tomar
decisões adotando processos decisórios mais conscientes e que não
adotem unicamente oinsitedos gestores. Os vieses que envolvem uma
decisão individual ou participativa são naturais, mas se não forem
observados com atenção podem ser prejudiciais para o resultado
final.
O tema sobre vieses da decisão é amplamente abordado pela
literatura técnica sobre gestão empresarial. O meu objetivo é
compartilhar com o leitor a visão dos participantes de workshops e
consultorias que conduzo sobre estruturação de processos decisórios
complexos como priorização de projetos estratégicos e alocação de
recursos humanos e financeiros, típicos da área de TI.
Todos declararam que vivenciam processos decisórios angustiantes
e com dificuldades na gestão das pessoas e na estruturação das
informações. Realmente processos que envolvem múltiplos critérios e
varias alternativas são complexos.
Para estruturar a priorização de projetos, algumas empresas
adotam uma lista de critérios para avaliarem o impacto dos projetos
frente a estes critérios. Até aí tudo perfeito.
O primeiro problema vivenciado é que o resultado dos projetos
priorizados apresenta grupos de projetos com a mesma prioridade e
fica difícil descriminar os mais importantes. Isto ocorre devido a
escala de avaliação que é habitualmente aplicada, ou seja,
pontuações do tipo 1,3 e 5 ou alto, médio e baixo.
Estas escalas agrupam os projetos e não os descriminam como é
desejado na priorização. Não vou abordar aqui a teoria das escalas,
mas fica o alerta - esta escala não se aplica matematicamente neste
caso. Há metodologias robustas para apoio a decisão
multicritério.
Outro problema tem sido explicar em uma lista de projetos
priorizados como um projeto tão importante para a empresa tenha
sido classificado com baixa prioridade. Normalmente este fato
ocorre devido a estrutura de critérios adotada. Sendo mais claro,
os critérios aplicados geralmente estão baseados na estratégia da
empresa ou estratégia de TI. Assim sendo, os projetos com enfoque
mais operacional, mas importantes para a empresa, acabam tendo
baixa prioridade.
A solução para este problema é a categorização dos projetos. Nós
somos orientados para avaliar universos homogêneos. Para deixar
mais claro vou para o orçamento doméstico. Supondo que você seja
casado com filhos, quanto mais importante é consertar um vazamento
do que realizar uma viagem no final de semana? O dinheiro é um só,
mas ele tem tonalidades diferentes dependendo aonde ele for
alocado.
O mesmo ocorre com uma carteira de projetos. Quais são as
tonalidades dos recursos que estaremos alocando nos projetos?
Para termos esta visão, devemos agrupar os projetos por
categorias e criar critérios de priorização distintos para cada
categoria. Há várias formas de se categorizar projetos, uma delas é
a Cranfield Grid. Ela foi proposta pela Universidade de Cranfield
tem foco no negócio e está baseada no McFarlan & McKenney
Grid, conhecida na área de TI.
No Cranfiel Grid as categorias de projetos são: Idéias
estratégicas, Vantagens estratégicas, Competência essencial e
Rotinas de apoio. Deixando mais claro: Idéias estratégicas -
projetos piloto ou idéias que podem ser importantes para o sucesso
do negócio no futuro; Vantagens estratégicas - projetos
estratégicos - críticos para o futuro do negócio; Competência
essencial - projetos com enfoque na melhoria da produtividade e que
são críticos para o presente; Rotinas de apoio - projetos com
enfoque direto no dia a dia da operação.
Para criar a categorização dos projetos é necessário descrever
as características de cada categoria. Depois cada projeto é
classificado em sua categoria, podem ocorrer projetos que se
adequem em mais de uma categoria, deve-se optar por uma delas.
Cada categoria deverá ter seu conjunto de critérios e os
projetos serão priorizados dentro de sua categoria. Assim, fica
mais transparente a composição da carteira de projetos e mais
simples a alocação de recursos.
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